Copropriétaires : 5 ans, 10 ans… combien de temps garder les procès-verbaux d’assemblée générale depuis la loi ELAN sans prendre de risques ?

Quand on vit en copropriété, les papiers s’empilent vite : convocations, relevés de charges, devis de travaux et, surtout, procès-verbaux d’assemblée générale de copropriété. Au moment de faire du tri, beaucoup de copropriétaires hésitent devant ces comptes rendus parfois très anciens, qui racontent toute la vie de l’immeuble, des petits travaux de routine aux chantiers lourds décidés à la majorité.

Entre les conseils d’amis qui parlent de 10 ans, certaines fiches pratiques qui mentionnent encore ce délai et les nouvelles règles issues de la loi ELAN, il devient difficile de savoir ce qu’il est raisonnable de garder, et pour combien de temps. La durée de conservation des procès-verbaux ne se résume pourtant pas à un simple chiffre.

Copropriétaire : la durée légale de conservation des procès-verbaux d’AG

Les recommandations officielles sur les papiers personnels indiquent que les procès-verbaux d’assemblée générale de copropriété, les preuves de paiement des charges de copropriété et les courriers échangés avec le syndic doivent être conservés au moins 5 ans. Ce délai correspond au temps pendant lequel vous devez pouvoir prouver ce que vous avez payé, ce qui a été décidé en assemblée générale et, plus largement, l’exécution de vos obligations de copropriétaire.

Ce seuil de 5 ans n’a rien d’arbitraire. Depuis la réforme issue de la loi ELAN, l’article 42 de la loi du 10 juillet 1965 renvoie au délai de prescription de droit commun prévu par l’article 2224 du Code civil. Les actions personnelles en matière de copropriété (par exemple pour contester une répartition de charges ou demander l’exécution de travaux votés) se prescrivent donc par 5 ans. À côté de cela existe un délai beaucoup plus court : pour contester une décision d’assemblée générale, un copropriétaire dispose de 2 mois à compter de la notification du procès-verbal.

Pourquoi on parle encore de 10 ans pour les procès-verbaux de copropriété

Pendant longtemps, avant la réforme, les actions personnelles liées à la copropriété se prescrivaient par 10 ans. De nombreux guides de consommation et sites immobiliers ont été rédigés à cette époque et continuent d’indiquer qu’il faut garder les procès-verbaux d’assemblée générale pendant 10 ans, sans toujours avoir été mis à jour après l’évolution de l’article 42 de la loi de 1965. On comprend que cette ancienne durée ait laissé des habitudes tenaces chez les praticiens comme chez les copropriétaires.

S’ajoute un autre élément : la garantie décennale qui couvre pendant 10 ans certains travaux importants affectant la structure de l’immeuble. Pour un ravalement de façade, une réfection de toiture, la reprise d’éléments porteurs ou l’installation d’un ascenseur, conserver le procès-verbal de l’assemblée qui a décidé ces travaux pendant toute la durée de cette garantie reste très utile. Même si l’obligation légale de conservation minimale est passée à 5 ans pour le copropriétaire, viser 10 ans pour les décisions liées à ces gros chantiers garde un vrai sens pratique.

Comment un copropriétaire peut-il organiser ses archives de procès-verbaux d’AG ?

Dans la pratique, une approche simple consiste à garder tous les procès-verbaux pour la période où vous êtes copropriétaire, puis à ne pas descendre en dessous du socle de 5 ans recommandé pour l’ensemble des documents de logement. Pour les décisions de travaux majeurs soumis à garantie décennale, beaucoup de professionnels conseillent encore une conservation de 10 ans. Lorsque vous avez décider de vendre votre lot, il est utile de conserver au moins les procès-verbaux récents et ceux qui ont acté des travaux importants susceptibles d’intéresser l’acheteur.

Concrètement, vous pouvez par exemple vous organiser ainsi :

• garder tous les procès-verbaux des 5 dernières années au minimum ;
• conserver pendant 10 ans les procès-verbaux ayant voté des travaux couverts par une garantie décennale ;
• mettre de côté, en vue d’une vente, les procès-verbaux qui mentionnent des travaux lourds déjà votés ou à venir.

Les registres originaux des procès-verbaux font partie des archives de la copropriété que le syndic doit conserver, en application du décret n° 67-223 du 17 mars 1967, notamment son article 33. En cas de perte d’un document, vous pouvez donc lui demander une copie du procès-verbal concerné. Pour sécuriser vos propres archives, plusieurs guides immobiliers recommandent de scanner systématiquement les procès-verbaux et de les stocker dans un espace numérique fiable, par exemple un coffre-fort électronique, en complément du classement papier traditionnel.

Un classement chronologique par assemblée générale, avec un dossier dédié à votre immeuble, permet de retrouver rapidement la trace d’une décision ou d’un vote de travaux. Donner à chaque fichier un nom clair (date de l’AG, numéro de l’immeuble, mention « procès-verbal ») facilite aussi les recherches dans vos archives numériques. Ce double support, papier et numérique, vous offre une mémoire complète de votre vie de copropriétaire tout en limitant l’encombrement, bien sur.